① 설립신고서[서식1]
협동조합기본법 시행규칙 별지 제1호 서식 '협동조합등 설립신고서'를 사용한다. 사무소 주소는 번지수까지 정확하게 적어 넣어야한다. 설립신고는 대리인을 통한 접수가 가능하나 설립신고인 란에는 발기인 중 1인으로 기입하여야 한다. 출자금 내역은 신고서, 정관, 사업계획서, 수지예산서, 출자자 명부및 출자액 등의 서류와 일관되게 작성되어야 한다. ② 정관 사본 1부[표준정관례 참고]
5인 이상의 발기인은 정관을 함께 작성하고 각자 정관에 기명 날인 또는 서명을 해야 한다. 간인과 인감 날인을 하는 것이 좋다. 정관은 4부 정도 작성하여 1부는 설립신고 시, 1부는 등기 제출 서류로, 1부는 사업자등록 시 제출하고, 1부는 사무실에 보관해 두면 된다. 정관 · 규약 · 규정 뿐 아니라, 창립총회 의사록, 회계장부 및 조합원 명부, 이사회 의사록 등은 협동조합의 주된 사무소에 비치해야 한다. 정관은 사본 제출도 가능하나 원본이 아닐 경우 모든 페이지에 원본대조필을 해야 한다. ③ 창립총회 의사록 사본 1부
별도의 서식 없이 자율적으로 작성하면 되고, 총회에서 선출한 3인 이상의 조합원의 기명 날인 또는 서명이 되어 있어야 한다. 창립총회 의사록 원본은 조합에 보관하고, 원조대조필을 날인한 사본을 제출하면 된다.
창립총회 의사록은 설립신고와 등기 시 모두 제출해야 하는 중요한 서류이다. 이후 설립등기 신청을 할 땐 공증도 받아야 한다. 어차피 공증이 필요한 서류이니 인감 날인을 하는 것이 좋다. ④ 사업계획서 1부
협동조합기본법 시행규칙 별지 제4호 서식 '협동조합등 사업계획서'를 사용하면 된다. 설립연월일에는 창립총회 일자를 적어 넣고, 조직연혁에도 창립총회 연월일과 창립총회 개최하였음을 표기하여야 한다. 또한 사무소 주소도 번지수까지 정확하게 적어 넣어야 한다.
⑤ 임원 명부(임원의 이력서 및 사진 첨부) 1부
임원 명부는 별도의 서식은 없고, 이사장, 이사, 감사 등의 임원 명단에 성명(한자)·주민번호·연락처·임원 직책 등이 명기되면 된다. 사진은 가로 3센티미터, 세로 4센티미터 크기면 되나, 이력서에 사진을 붙인 경우에는 추가로 제출할 필요는 없다. 이력서에는 본적지를 포함해 작성해야 한다.
협동조합기본법 제44조에는 임직원의 겸직 금지 조항이 있다. 이력서 등에서 겸직 금지 조항에 해당하는 사항이 없는지 확인해야 한다. ⑥ 설립동의자 명부 1부
기획재정부에서 고시한 업무지침에 있는 서식[서식19]을 참조해 작성하면 된다. 이 양식에 출자 1좌당 금액과 조합원 별로 인수하려는 출자좌수를 함께 기재해도 된다. 이때 성명, 주민번호, 연락처, 인수출자좌수 등이 적힌 명부에 조합 이름과 출자 1좌 금액이 표기되어있으면 된다.
⑦ 수입·지출예산서 1부 기획재정부 지침서식[서식4]을 활용해 작성하면 된다. 수지예산서는 미리 예상한 사업 아이템과 규모를 참고하여 예상치를 기입하면 되는데, 사업계획서와 일관성 있게 작성하는 것이 요령이다. 수지예산서의 조직개요항목의 출자금과 설립신고서의 출자금이 동일해야 한다. 또한 수지예산서의 수입항목의 출자금도 동일하게 하는 것이 좋다. 서울지역의 경우, 출자금 규모가 늘어날 것을 예상해잡는 것을 허용하기도 하나, 지역에 따라 동일하게 맞출 것을 요구하는 경우도 있으니 되도록이면 맞추는 것이 좋겠다. ⑧ 출자 1좌당 금액과 조합원 또는 회원별로 인수하려는 출자좌 수를 적은 서류 1부
누가 얼마나 출자를 했는가를 적는 것으로, 한 조합원의 출자좌 수가 전체 출자금의 30퍼센트를 넘지 않도록 주의하여야 한다. 설립동의자 수와 출자좌 수 명단의 조합원 수 등이 일치하는지 확인해야 한다.
위 ⑥번의 설립동의자 명부에 함께 작성해 넣은 경우, 따로 제출하지 않아도 된다. ⑨ 창립총회 개최 공고문 1부
주사무소 등에 게시한 사진을 제출하거나 우편 또는 메일로 발송한 발송문을 제출하면 된다. 창립총회 일시 및 장소, 조합원의 자격 요건, 창립총회에서 의결할 사항정관 확정, 사업계획 및 예산 승인, 임원 선출, 설립 경비 등 설립에 필요한 사항 등의 내용을 빠짐없이 기입하여 총회 개최 7일 전에 공고하였는지 여부를 확인한다.
⑩ 합병 또는 분할을 의결한 총회 의사록 1부
( 협동조합기본법 제56조(제83조에서 준용하는 경우를 포함한다)에 따른 합병 또는 분할로 인하여 설립하는 경우에만 해당)
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